Encontrando seu HERO do SharePoint

agosto 9, 2019 7:33 pm

A implementação do SharePoint é um desafio, para dizer o mínimo. São necessárias muitas horas de TI e gerenciamento para definir o que queremos alcançar com nosso portal, seguido por muitas horas de implementação e personalização do SharePoint de acordo com nossos requisitos.

Então, precisamos começar a criar sites de equipe e ajustar as páginas do portal de acordo com o que cada departamento deseja. Precisamos então começar a instruir os usuários finais sobre como usar essa nova ferramenta incrível, mas às vezes assustadora (lembre-se de quando sua organização começou a usar o SharePoint e todos ficaram chocados quando descobriram que precisavam mudar os processos diários com os quais estavam confortáveis? segura essa dica).

Finalmente, precisamos fornecer suporte técnico aos usuários, continuar a construir de acordo com novas necessidades e corrigir quaisquer problemas que possam surgir.

Hero Sharepoint

Quando a implementação é concluída, os help desks geralmente se deparam com problemas com os quais os usuários finais precisam de ajuda. Mesmo que o problema seja tão pequeno quanto tentar recuperar uma senha incorreta, a quantidade de tempo que a TI precisa gastar em cada caso drena muita energia e recursos, energia que seria muito mais produtiva se a TI tivesse sido capaz de desenvolvê-la. e melhoria do portal.

Outra questão que surge com a implementação de um novo portal é: quem treinamos?

Quem enviamos para saber mais sobre como usar o SharePoint?

Se enviarmos todos os nossos usuários finais, mesmo aqueles que usam apenas o SharePoint no mínimo, estamos desperdiçando recursos.

Então, novamente, se pudermos criar os principais usuários do SharePoint em todos os departamentos e fazer com que eles atuem como um ponto focal para esse departamento em termos de adoção do SharePoint, podemos reduzir o número de consultas que chegam à TI.

Isso nos leva à nossa tarefa central: precisamos encontrar nossos HERO do SharePoint!

O que é um HERO do SharePoint?

Em resumo, um usuário final que adora o SharePoint é um defensor do SharePoint. Essa é uma pessoa que vê a vantagem de usar o SharePoint e encontra maneiras de usar o portal de maneiras novas e avançadas, a fim de produzir melhores resultados e ajudar a levar a organização adiante.

Por que precisamos de um do HERO do SharePoint?

Os HERO do SharePoint são ótimos “intermediários” entre usuários finais e TI. Fornecendo-lhes mais treinamento e instruindo-os sobre como corrigir erros comuns, podemos reduzir a quantidade de ajuda necessária pela TI e permitir que problemas comuns sejam resolvidos no nível do departamento.

Isso impulsionará a adoção dentro dos departamentos e aproximará as organizações do alcance das metas que impulsionaram seu investimento no SharePoint.

Como encontramos nossos HERO do SharePoint?

Existem duas maneiras principais de descobrir os HERO do SharePoint. A primeira é uma pesquisa(aqui é facil neh amigão, programa HERO365), que perguntará aos usuários como eles estão usando o portal , com que frequência e outras questões sobre o uso(de quebra tu já tem uma pesquisa de clima e engajamento).

Isso nos permite entender como cada colaborador está usando o portal e nos ajudará a descobrir os HERO do SharePoint.

Este método requer um papel ativo por parte dos usuários finais. O segundo método para encontrar os HERO do SharePoint é usando uma solução de relatório. Criando relatórios que mostram quem são os principais usuários , podemos saber quem é um possível HERO do SharePoint em cada departamento, quem fez o upload ou a modificação da maioria dos documentos ou wikis e em que outros usuários finais da atividade do portal participam.

Aproveitando ao máximo os HERO do SharePoint

Assim que encontrarmos nossos HERO do SharePoint, podemos seguir alguns passos para incentivá-los:

  • Dê-lhes crédito – Provavelmente o mais fácil nesta lista, mas também um grande reforço(para de frescura pow, aqui precisa investir MESMO, Cultura de reconhecimento HERO365). Embora um tapinha nas costas seja geralmente muito fácil de dar aos colaboradores, é frequentemente ignorado pelos empregadores e pela gerência. Simplesmente reconhecendo que um determinado grupo de usuários é um HERO acima dos outros, eles terão o reforço para continuar usando o portal do jeito que foram.
  • Treinamento – Embora uma organização possa fornecer a todos os colaboradores ou usuários do portal algum tipo de treinamento, um treinamento mais avançado ajudará a fornecer aos HERO do SharePoint as ferramentas necessárias para executar tarefas mais avançadas e, consequentemente, economizar tempo para a TI.
  • Atribuindo mais responsabilidade – Uma vez que os defensores do SharePoint tenham o treinamento necessário, podemos oferecer-lhes mais responsabilidades. Os HERO do SharePoint podem atuar como pontos focais em seus departamentos e ajudar os gerentes de departamento a decidirem como desejam usar o portal, como desejam desenvolver o portal e muito mais.
  • Mesa redonda de HERO do SharePoint – O uso do nosso portal geralmente difere entre os departamentos. Ter mesas redondas mensais ou trimestrais nas quais os defensores do SharePoint podem compartilhar suas melhores práticas é uma ótima maneira de os departamentos aprenderem uns com os outros e ampliarem a maneira como estão utilizando o portal.

Como você está incentivando seus usuários finais a se tornarem heróis do SharePoint?

Conheça a solução da HERO365 para potencialziar ainda mais suas ações.