Dicas de onboarding durante a crise

agosto 25, 2020 6:45 pm

Todos nós temos lembranças de nosso primeiro dia em um novo emprego e da mistura de emoções que o acompanha.

Quando entrei para a Hero365, minha experiência foi cimentada no indescritível estrondo de nervos enquanto eu vagava, repentinamente tímida e insegura nas portas de meu novo escritório.

Foi o borrão de rostos sorridentes e nomes que jurei guardar na memória, o calor fácil da minha nova equipe e a maneira como alguém que eu nunca conheci preventivamente me entregou uma caneca enquanto eu vasculhava cegamente as gavetas da cozinha.

Esses encontros iniciais, grande e pequenos, formam a essência de como vivenciamos o trabalho e como começamos a nos sentir conectados à nossa empresa.

Mas imagine experimentar tudo isso remotamente, da mesa da cozinha, em meio a uma pandemia global.

Esta é a experiência que alguns dos membros mais novos de nossa equipe tiveram quando se acomodaram em suas novas funções na Hero365.

Aqui eles refletem sobre o que aprenderam com sua experiência, enquanto nosso CEO Tiago Araújo oferece sua visão sobre como as organizações podem aproveitar essas experiências para o futuro do trabalho.

As cinco lições que aprendemos sobre integração na quarentena são:

  • As primeiras impressões são formadas virtualmente
  • As conexões sociais naturais podem ser mais difíceis de recriar
  • Os gestores devem se concentrar em modelar empatia
  • A comunicação de processos e procedimentos pode ajudar a aliviar o novo estresse no trabalho
  • Criar uma experiência inclusiva para colaboradores remotos não é uma solução única para todos

1. As primeiras impressões são formadas virtualmente

Como diz o ditado, as primeiras impressões costumam ser as mais duradouras. Mas quando a maioria de nós pensa em nos apresentar a uma nova equipe, nos lembramos dos aspectos sociais, como apertar as mãos ou tomar uma xícara de café juntos.

Então, como a experiência de integração remotamente muda essa dinâmica?

Minha primeira impressão das pessoas com quem trabalho foi como elas se comportam no Zoom ou Teams“, observa Luciana, nova colaboradora da Hero365.

Essa é a realidade do trabalho remoto. Há algumas pessoas que estou ansiosa para conhecer pessoalmente, mas embora conheça seus rostos, não sei se são altos ou baixos – não tenho essa experiência de conhecê-los fisicamente.

2. As conexões sociais naturais podem ser mais difíceis de recriar

O problema com chamadas de vídeo é que não é o mesmo que seriam em uma situação social típica com um grupo desse tamanho“, explica Fernando, que recentemente ingressou na Hero365 como Analista do Sucesso do Cliente.

Pessoalmente, você se separaria e teria essas microconversas em grupos menores – isso é uma coisa difícil de recriar. As videochamadas podem ser mais intimidantes, porque todos os olhos estão em você enquanto você fala.

Para o CEO Tiago, desenvolver esses relacionamentos inciais é vital. “As pessoas podem se desconectar muito rapidamente”, explica ele. “É por isso que é muito importante deixar claro como você traz essa pessoa para sua equipe e os ajuda a se conectar com as pessoas certas mais facilmente.

Uma coisa que você pode fazer é construir proativamente um diário de novos colaboradores para apontá-los para as pessoas que eles precisam conhecer e as coisas que eles precisam aprender – isso é algo que pode ser mais orgânico em um escritório, mas quando integrado remotamente, deve haver uma abordagem mais deliberada para construir uma estrutura robusta.

3. Os gestores devem ser concentrar em modelar empatia

Eu estava um pouco preocupada porque, quando entrássemos na quarentena, precisaria estar online constantemente”, diz Ivana, uma Analista de Sucesso do Cliente que passou apenas duas semanas no escritório antes de acontecer a quarentena.

Minha gestora me garantiu desde o início que confiava em mim e que não estava verificando se eu estava online. Ela me lembrou de fazer pausas, dedicar um tempo para praticar o autocuidado e estava lá para me apoiar quando eu precisasse. Quando eu a vi modelando o mesmo autocuidado e empatia por ela mesma, isso me fez sentir segura para fazer isso também”.

Os gestores são o elo crítico entre os colaboradores e sua organização, e se as empresas estão considerando a transição para modelos de trabalho híbrido ou remoto, empatia, escuta e comunicação se tornarão especialmente importantes.

Os gestores precisarão garantir que estão sendo claros sobre suas expectativas e oferecer pontos de contato regulares”, aconselha Tiago. “Nessas semanas iniciais, os gestores devem encontrar maneiras de preencher essas lacunas na comunicação e ter empatia com as necessidades de cada indivíduo, ouvindo verdadeiramente o que é dito e, mais importante, o que não está sendo dito”.

4. A comunicação de processos e procedimentos pode ajudar a aliviar o novo estresse no trabalho

As partes mais práticas da integração, como configuração de tecnologia e processos de comunicação, podem apresentar novos desafios ao integrar colaboradores remotamente.

Ter isso em vigor desde o início permitirá que os colaboradores se concentrem em se conectar verdadeiramente com a organização, em vez de se preocupar com onde encontrar coisas ou com quem falar.

“Inicialmente, a integração era bastante difundida e eu não tinha muito contato com o cliente”, diz Luciana. “Esta teria sido uma oportunidade ideal para me familiarizar com a tecnologia e os sistemas que usamos, mas nem sempre estava claro onde eu poderia encontrar essas informações ou a quem perguntar. Algumas dessas coisas são naturais para as pessoas que trabalham lá, mas não eram para mim”.

Para Adriana, uma Analista de Planejamento Financeiro, ter a tecnologia configurada antes do primeiro dia fez com que ela se sentisse preparada para o sucesso:

Meu computador estava comigo no fim de semana antes de eu começar, então tive tempo extra para garantir que foi configurado. Isso tornou meu primeiro dia muito fácil a partir dessa perspectiva – eu tive muito apoio para garantir que todas as coisas práticas fossem cobertas”.

Tiago concorda, observando que parte desse processo envolverá o fomento de uma cultura onde os novos ingressantes se sintam seguros para fazer as perguntas certas.

“Coisas menores, como equipamentos, podem realmente atrapalhar as pessoas”, observa ele. “É preciso eliminar o máximo de ansiedade possível para permitir que os novos colaboradores se concentrem no que é importante, como entender a organização e construir relacionamentos”.

“É também dar-lhes permissão para entrar em contato”, acrescenta. “Às vezes, isso é algo que precisa ser sinalizado abertamente, para que eles se sintam mais seguros ao fazer essas perguntas”.

5. Criar uma experiência inclusiva para colaboradores remotos não é uma solução única para todos

“Quando entrei pela primeira vez, tivemos algumas reuniões informais para me ajudar a conhecer as pessoas”, comenta Luana, nossa estagiária de design. “Às vezes eles eram ótimos, mas às vezes havia uma pressão adicional de que você teria que ir para a videochamada e ser sociável”.

Olívia, cuja língua materna é o espanhol, inicialmente achou difícil acompanhar algumas das piadas internas trocadas em reuniões de equipe: “Embora eu fale bem português, existem algumas piadas e referências culturais em reuniões de equipe que eu simplesmente não tenho. Leva tempo para criar memórias de equipe, mas essas foram coisas que inicialmente dificultaram a construção de relacionamentos sociais”.

O nível ideal de inclusão será diferente para cada colaborador, mas o importante, diz Tiago, será garantir que isso seja personalizado de acordo com as necessidades de cada colaborador.

“Sentir-se incluído é uma grande parte de ingressar em uma nova empresa”, concorda Tiago. “As pessoas precisam sentir que seu conjunto de habilidades é valorizado e que as pessoas estão chegando a elas. Trata-se de estender demais em termos de comunicação e inclusão – e então permitir que o indivíduo recue dependendo de sua necessidade”.

Por que entender as experiências de integração de seus colaboradores durante o bloqueio é crucial para o futuro

Como o debate continua sobre como será o trabalho no futuro, Tiago pensa que essa experiência deve servir como uma importante oportunidade de aprendizado para as organizações.

“Um novo papel já é difícil, mas fazê-lo nessas circunstâncias é ainda mais difícil”, afirma Tiago. “É uma bolha de trabalho muito artificial, onde novos colaboradores não podem ver, tocar ou fazer parte da organização”.

No entanto, à medida que começamos a construir essa experiência para um mundo híbrido e pensar de forma mais remota primeiro em nossa mentalidade, podemos aprender com as experiências da vida real de nosso pessoal passando por ele.

Esta é uma oportunidade para ouvirmos nossos novos colaboradores e reconfigurar a experiência de integração com base nas necessidades de cada indivíduo”, acrescenta. “Podemos até achar que precisamos repensar algumas das coisas que pensávamos que estavam funcionando bem antes”.

Ter essas conversar – e realmente mostrar aos colaboradores que eles estão sendo ouvidos e parte do processo – é isso que cria uma boa experiência para os colaboradores.