As 10 melhores maneiras de potencializar a adoção do Office 365

agosto 19, 2019 12:18 pm

As principais metas e objetivos de negócios são alcançados aumentando a adoção do portal de intranet da empresa, mas a adoção não é o objetivo final em si.

Aumento da adoção leva a um maior valor do Office 365, permitindo que você obtenha o máximo do seu investimento nele. O Office 365 é tão poderoso e capaz quanto o número de pessoas que usam e contribuem para isso. Ao seguir essas dez dicas, você poderá aumentar sua adoção do Office 365 e aproveitar ao máximo sua intranet.

Vamos as dicas

adoção office 365
Adoção Office 365

Impacto no objetivo de negócio

É importante definir por que você está implementando a tecnologia e definir objetivos claros. Pode ser difícil medir o sucesso com objetivos abstratos, como “centralizar conhecimento e recursos” ou “automatizar e melhorar os processos de negócios”.

Uma maneira de ser mais específica é estabelecer metas SMART específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e de tempo.

Por exemplo, você pode detalhar “automatizar e melhorar os processos de negócios” com o acrônimo SMART e criar uma meta como “Gostaríamos de automatizar e melhorar nossos processos de revisão de contrato de gerenciamento jurídico de contrato baseado em papel até o final do trimestre“.

Você pode desmembrá-lo ainda mais, criando metas de prazo mais curto sob o objetivo principal e com um cronograma para cada sub-objetivo.

Não deixe nada para trás

É mais fácil adotar novas tecnologias quando você fez a transição completa dos sistemas antigos da sua organização. Removendo soluções alternativas e tornando obrigatório o uso das soluções modernas, a adoção do produto acontecerá mais rapidamente e será mais eficaz.

Incentive os funcionários a compartilhar ideias e documentos no OneDrive, fazer perguntas aos outros por meio de equipes e procurar itens no Search and Delve para que os usuários adotem o conjunto completo do Office 365.

Forneça um suporte eficaz

As organizações muitas vezes esquecem sobre políticas, orientações e planos cruciais que devem ser implementados para garantir que haja suporte suficiente para os usuários finais. Há muitos componentes a serem lembrados dos esforços de transição (como processos e questionários de migração de conteúdo) para manutenção e gerenciamento (como listas de verificação de site e revisão).

Estar ciente de como o suporte do Office 365 é gerenciado e executado em sua organização aumentará a adoção e o engajamento de colaboradores.

Tenha um plano para adoção do Office 365

A Microsoft fornece muitos recursos para ajudá-lo a aproveitar ao máximo o Office 365.

Há quatro categorias principais:

  • Cenários – inspirar as pessoas a usar a tecnologia de novas maneiras
  • Metodologia – Modelos e melhores práticas
  • Comunidades – Aprenda com colegas e especialistas em adoção
  • Recursos – Receba novas ideias de histórias de outros clientes sobre como eles usam o Office 365.

Métricas de adoção do Office 365

O valor é avaliado melhor ao medir o uso e a adoção. Depois de obter essas informações, você poderá fazer alterações de acordo. A análise de relatórios de uso, padrões e registros de pesquisa mostrará quais recursos os usuários gostam e quais ainda não incorporaram em suas rotinas diárias. Os administradores podem obter essas informações e criar novos planos de treinamento para incentivar os usuários a integrar mais recursos do Office 365 em seu dia de trabalho.

Guie a conscientização do uso da ferramenta e gere interesse

A adoção do produto para os usuários ajudará a entender o que é o Office 365 e como ele pode ser aproveitado. Isso pode ser feito antes do lançamento por meio de atividades como gincanas, competições ou concursos de perguntas e respostas. Na Hero nós oferecemos o Hero Insights que basicamente é um kit de adoção do Office365 e da plataforma de engajamento de colaboradores.

Essas atividades também podem ocorrer após o lançamento para conscientizar os usuários sobre as ferramentas do Office 365 e para instruí-las sobre novas ferramentas.

Guia de compreensão e entendimento

Para aumentar a adoção, os usuários precisam mostrar todos os recursos dos recursos do Office 365 e ensinar como usar esses recursos de maneira eficaz. As organizações devem fornecer orientações sobre o que os usuários podem fazer no Office 365 e explicar quais recursos usar em diferentes cenários para fornecer contexto aos usuários.

Gamificação para Office 365

A melhor maneira de as pessoas aprenderem é uma da outra. Identificar campeões e influenciadores com gamificação (geralmente não gerentes) e celebrar seus sucessos deve ser feito para incentivar a adoção.

Depois de reconhecer o que eles fizeram bem e incluir uma ou duas capturas de tela, isso não apenas validará o grande empreendedor, mas também os conectará a outras pessoas que desejam fazer o mesmo.

É uma técnica que pode ser repetida continuamente para demonstrar apreço pelos influenciadores e envolver os funcionários.

Feedbacks são importantes

A criação de enquetes e pesquisas direcionadas para coletar feedback irá envolver os usuários e fornecer informações úteis com base em suas experiências.

Quanto mais específicas forem as perguntas, mais úteis serão seus resultados.

Ter enquetes incorpora comunicação bidirecional no Office 365 para permitir que você entenda melhor sua intranet e seus usuários.

Resolução de problemas

Quando há exemplos de processos e cenários em que a ferramenta é usada para resolver problemas de negócios, uma adoção maior é obtida. Um mostruário também pode ser utilizado aqui para mostrar quais soluções estão disponíveis para pessoas no Office 365. Quando os usuários entenderem que é uma plataforma que pode solucionar as necessidades de negócios, eles poderão maximizar a utilidade do Office 365.

Seguir estes dez passos aumentará a adoção e levará ao sucesso dentro do portal.

Ao adicionar análises a esses processos, você pode entender suas taxas de adoção e saber exatamente como aumentar o engajamento de colaboradores com a ferramenta. Essas medições podem permitir que você rastreie os aumentos na adoção, meça as mudanças na produtividade e analise a colaboração e o engajamento.

KPI’s para melhorar a adoção do Office 365

Análise de conteúdo – Os serviços de análise de terceiros elevam a análise de conteúdo de visualizações de páginas simples para conteúdo influente. Isso é acompanhado por comentários, gostos, classificações e seguidores para mostrar não apenas os cliques das páginas, mas também o que os usuários estão realmente procurando e interessados.

Análise individual de colaboradores – Os dados coletados da análise do usuário estão além do que estão visualizando; Ele analisa como os usuários estão interagindo uns com os outros. Em vez de observar o comportamento médio do usuário, podemos analisar os evangelistas para alavancar sua influência, promovendo-os como usuários ideais. Podemos encontrar esses evangelistas rastreando seus seguidores e quanto conteúdo eles estão contribuindo.

Análise geral de colaboradores – A mudança aqui é do uso do conteúdo para o engajamento de colaboradores da organização. Fornecer métricas sobre discussões ativas, se as perguntas estão sendo respondidas ou não, e com que rapidez, e quais grupos são menos ativos e precisam de mais treinamento para fornecer informações sobre a comunidade como um todo. Ele também fornece aos administradores os próximos passos a serem executados para melhorar o envolvimento da comunidade.