10 dicas para melhorar a produtividade da sua empresa

julho 13, 2020 5:42 pm

Melhorar a produtividade é um objetivo permanente de qualquer empresa, ou não fosse este um elemento crítico no sucesso do negócio e um reflexo claro de que os recursos disponíveis estão sendo usados de forma eficiente e gerando o melhor retorno.

A Hero365 selecionou 10 dicas que podem ajudar a aumentar a produtividade da sua empresa.

1. Definir prioridades e manter o foco no mais importante

Um dos maiores inimigos da eficiência é tentar “apagar todos os fogos” ao mesmo tempo. Começar a semana fazendo uma lista de tarefas e uma estimativa do tempo que cada uma vai demorar a ser cumprida é importante.

Definir prioridades é uma forma de organizar ideias e orientar esforços para o que mais interessa. Use-a e incentive os colaboradores a fazer o mesmo.

2. Planejar o trabalho semanal

Com as prioridades alinhadas é mais fácil planejar o trabalho para cada dia, de preferência privilegiando um encadeamento de tarefas, que aproxime atividades semelhantes e com o mesmo mindset.

Ferramentas que usamos no dia-a-dia, como o Outlook, poder dar uma ajuda preciosa para aumentar a produtividade neste campo, através do calendários, dos lembretes ou da notificação direta de outros participantes num determinado evento, sem sair do lugar.

Certifique-se que os colaboradores sabem tirar benefícios destas ferramentas.

3. É mesmo preciso fazer uma reunião?

Já calculou o tempo e custo gastos por semana com reuniões? Quantos assuntos se podiam resolver com um telefonema ou com um email? Mesmo para situações que exigem uma interação mais próxima não faltam ferramentas digitais que aceleram e otimizam o processo.

O Microsoft Teams, uma solução de colaboração que inclui chat e videoconferência altamente confiável e fácil de usar, é um bom exemplo.

Junta colaboradores à distância, permite compartilhar apresentações, inserir notas, trabalhar com aplicações empresariais, enviar mensagens instantâneas e assegurar ao mesmo tempo a segurança da informação.

Esta ferramenta, que faz parte do Office 265 também é excelente para aproximar a facilitar o trabalho de equipe remotas, criando um espaço comum acessível por todos em qualquer momento, lugar e dispositivo.

4. Tornar a empresa um livro aberto, escrito por todos

As empresas que conseguem envolver verdadeiramente os colaboradores no projeto são mais produtivas e há muitas formas de trabalhar este compromisso.

Fomentar a partilha e a troca de ideias são sem dúvida aspectos importantes, tal como manter uma comunicação frequente e transparante sobre a estratégia da empresa.

Mais uma vez, a tecnologia pode ajudar. A plataforma da Hero365 é um espaço privilegiado para comunicar, interagir e compartilhar documentos que agilizem o trabalho das equipes, mas também para receber ideias e contribuições.

5. Trabalhar home office faz a diferença

No ambiente de trabalho moderno é fundamental conseguir trabalhar fora ou dentro do escritório com a mesma facilidade e agilidade.Hoje em dia qualquer investimento tecnológico tem que ter isto em consideração.

Capacitar as equipes e fomentar a sua produtividade implica conseguirem exercer de forma eficiente as suas funções onde que quer estejam.

Desde o software de gestão, ao CRM, aplicações de field service, recursos humanos ou logística, devem proporcionar as mesmas funcionalidades e experiência de utilização independentemente do equipamento de acesso.

Aqui é muito importante a questão da segurança dos dados corporativos e a adequada gestão de perfis.

6. Manter o local de trabalho organizado

Há quem diga que se orienta melhor no meio da desorganização, mas não é o que defendem os especialistas. A organização e a limpeza do espaço influenciam positivamente o ambiente de trabalho.

Imprimir apenas o que realmente é preciso e arrumar todos os documentos que chegam à secretária nas pastas ou gavetas de destino são formas de fugir ao caos e bons exemplos para dar aos colaboradores. Não se esqueça deles.

7. O espaço digital também precisa de organização

A organização não pode ficar pelo espaço físico, quando trabalhamos maioritariamente num espaço digital. As ferramentas de trabalho colaborativas, acessíveis a partir da cloud, não são apenas uma forma de dinamizar o trabalho em equipe, o que por si só é um forte impulso para melhorar e produtividade.

Ao permitirem que várias pessoas trabalhem no mesmo documento ou guardem anexos na mesma conta do OneDrive dispensam a criação de múltiplas dispersas e muitas vezes apenas acessíveis pelo próprio.

A partilha de conhecimentos cria sinergias fundamentais para a evolução de todos como equipe.

8. Automatização de processos

Pense nas atividades mais desgastantes, consumidoras de tempo e propensas a erro humano na sua empresa. Sabia que grande parte delas pode ser automatizada com fortes ganhos em termos de produtividade e foco no que realmente importa?

Desde um portal de compras para gerir centralmente as respectivas tarefas até um portal de recursos humanos para desmaterializar atividades administrativas e dar autonomia aos colaboradores a partir de uma única plataforma, ou desenvolver rapidamente fluxos de trabalho à medida e converter processos de negócio em aplicações de gestão.

9. Definir prazos e metas para aumentar o foco nos resultados

A disciplina é importante em tudo na vida. Seguir um guia, com limites definidos não deve ser encarado como um bloqueio à criatividade, mas como uma bússola para manter o caminho certo até ao destino.

Tente implementar este espírito na empresa, com metas realistas e possíveis de cumprir, para que os colaboradores as assimilem como uma forma de manter o foco e treinar a capacidade de centrar atenções no que realmente interessa.

Experimente também nas suas tarefas e, mais uma vez, ensine pelo exemplo para melhorar a produtividade geral.

10. Pausas estratégicas para dias mais produtivos

Entrar na empresa às 08h00 e só sair da frente do computador ao final do dia pode não ser a forma mais produtiva de aproveitar o tempo. São muitos os estudos que referem a importância de fazer pausas periódicas para tornar o dia menos esgotante e mais produtivo.

Adote essa prática e propague-a pela empresa. A postura certamente vai agradar aos colaboradores e no fim do dia o trabalho rende mais, o que é bom para todos.

Uma das recomendações mais citadas aponta para uma pausa de 10 minutos por cada 90 minutos de trabalho.

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A plataforma da Hero365 é um espaço privilegiado para comunicar, interagir e compartilhar documentos que agilizem o trabalho das equipes, mas também para receber ideias e contribuições.

Para conhecer melhor sobre a plataforma e aplicá-la na sua equipe, envie um e-mail para isabela@hero365.app